• GREY RAY

5 เทคนิคจดบันทึกของ "สาวออฟฟิศญี่ปุ่น" ฉบับง่าย



"การจดบันทึก" ถือเป็นเครื่องมือสำคัญในการดำเนินให้การทำงานมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการจดบันทึกการประชุมให้ลื่นไหล จดไอเดียใหม่ๆ และอื่นๆ วันนี้จะมาแนะนำเคล็ดลับเทคนิคการจดบันทึกของ "สาวออฟฟิศญี่ปุ่น" ซึ่งสัมภาษณ์จากสาววัยทำงานในญี่ปุ่นจำนวน 200 คน


เทคนิคที่ 1 : ห้ามลืม "วันที่" เด็ดขาด

"เวลาประชุมนั้น ฉันจะจดวัน-เวลา-สถานที่-ชื่อผู้ร่วมประชุม ทุกครั้ง" อาจเป็นเรื่องพื้นฐานแต่การจด "วันที่" เป็นเสียงส่วนมากที่สุดในการสัมภาษณ์สาวออฟฟิศญี่ปุ่น ข้อดีของการจดวันที่คือเวลาที่ "ดูย้อนหลัง" จะทำให้เรานึกย้อนไปถึงสิ่งที่ประชุมได้ง่ายขึ้น ยิ่งไปกว่านั้น หากเราจดวันที่พร้อมชื่อโปรเจ็กไว้ด้วยกัน จะง่ายต่อการทำให้ไม่ลืมว่าก่อนหน้านี้เราประชุมเกี่ยวกับโปรเจ็กนี้เมื่อไหร่

「必ず会議の日時・場所・出席者などを書くようにしている」など、基本的なことですが、ノートには「日付を書く」という声が一番多く聞かれました。そうすると、あとで見たときに、その日にどんなことを話したのかを振り返りやすくなります。また、日付と合わせて案件名も書いておけば、今話し合っているのと同じ案件を、以前いつ会議したのかを思い出したいときに便利です。


เทคนิคที่ 2 : Memo & To-do จดบน Label/Tag

"Memo ส่วนมากจะจดลงบน Tag และทิ้งไปเสียเมื่อไม่จำเป็นแล้ว" อีกหนึ่งเคล็ดลับที่สาวออฟฟิศตอบเป็นเสียงเดียวกัน เรื่องเล็กๆน้อยๆที่ Memo ไว้บน Tag นั้นมันทำให้ง่ายต่อการลำดับความสำคัญ นอกจากนี้มันสามารถนำไปเสียบหรือแปะไว้ในที่ๆมองเห็นง่าย การที่ "ทิ้ง" สิ่งที่ใช้เสร็จแล้วไปนั้นก็สำคัญ เพราะมันทำให้เราจัดเรียงความสำคัญของงานที่ควรทำก่อนหลังได้อีกด้วย

 「メモは付箋に書いて、不必要になったら捨てる」という声も多くありました。ちょっとしたメモやtodoを書き出しておけば、優先順位に合わせて並べ替えできたり、重要なものは目立つところに貼り付けたりすることも可能です。不要になったら捨ててしまえば、これからやるべき仕事の整理にもなります。


เทคนิคที่ 3 : ใช้ทั้ง ดินสอ และ ปากกา

"สิ่งที่สำคัญจะใช้ปากกาเขียน สิ่งที่ไม่ได้สำคัญขนาดนั้นจะใช้ดินสอ" เพื่อให้เกิดจุดเด่นของความเข้มของสี ทำให้เวลามองกลับมาจะรู้เลยว่าอะไรสำคัญ นี่เป็นอีกเทคนิคที่แนะนำสำหรับคนที่จดบันทึกแยกสีและกลายเป็นว่ามีสีเยอะเกินไปจนเริ่มแยกไม่ออกว่าอะไรสำคัญกว่าอะไรกันแน่

 「重要なものはボールペンで書き、そこそこのものはシャーペンで書く」と、色の濃さで目立ち具合に差が出るので、メモしたことの重要度が一目瞭然! 「メモしたものは、色分けしすぎると逆に何がどう重要なのかわからなくなる」という人におすすめの方法です。


เทคนิคที่ 4 : จดบันทึกแบบแยก "สี"

เวลาที่จด Task ลงไป "จะเขียนแบบแยกแยะด้วยสี" มันช่วยเรื่องของการจัดลำดับความสำคัญ และแน่นอน มันทำให้เราเข้าใจง่ายขึ้นว่าอะไรคือสิ่งสำคัญในสถานการณ์ไหน ยกตัวอย่างเช่น จังหวะที่เหมาะสมในการจัดการ หรือ การแบ่งหมวดหมู่ของลูกค้าด้วยสี สิ่งที่ควรทำออกมา อาจทำให้เราจัดการการทำงานได้ง่ายขึ้น

 タスクを書き出すときに「色分けして記入する」と、優先順位はもちろん、どんなシーンで必要なことなのかがわかりやすくなります。処理したいタイミングや取引先の業種別に色分けして、やらなければいけないことを書き出せば、作業内容の整理がしやすいかもしれません。



เทคนิคที่ 5 : แบ่งสมุดเป็น 2 ฝั่ง

"เวลาประชุม ฉันมักจะแบ่งหน้าสมุดเป็นสองฝั่ง ฝั่งหนึ่งจะเขียนสิ่งที่ประชุม ส่วนอีกฝั่งจะเขียนความคิดของตัวเองเกี่ยวกับการประชุมลงไป" อีกเทคนิคจากสาวออฟฟิศที่จะสามารถช่วยทำให้กลับมาย้อนอ่านเนื้อหาของการประชุม และไอเดียที่เกิดขึ้นระหว่างนั้น ไม่แน่นะ...ไอเดียนั้นอาจเชื่อมโยงไปถึงโปรเจ็กต่อจากนี้ก็เป็นได้!

 「会議でメモをとるときは、ノートを半分に折り返して、片方に話し合ったことを、もう片方に自分の考えを書く」という声もありました。この方法なら、会議の内容を振り返りやすいだけでなく、その話を受けて思いついたアイデアも思い出しやすく、今後の企画などにつながる可能性も!

✏︎ From Editor :

เทคนิคการจดบันทึกของแต่ละคนนั้นเป็นสิ่งจำเป็นในการทำให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หลังจากอ่านบทความนี้แล้ว เราอยากให้คุณนำไอเดียของสาวออฟฟิศญี่ปุ่นไปพัฒนาต่อเป็นเทคนิคที่เหมาะกับ Style การทำงานของคุณเอง ไม่ว่าคุณจะเป็นคุณหมอ คุณตำรวจ นักศึกษา ฯลฯ และถ้าหากมันเวิร์ค อย่าลืมนำมาแชร์กันนะ :)

"Stationery is Culture"

GREY RAY

📖 สนใจสมุดจด Planner ของ GREY RAY ติดต่อสอบถามได้ที่นี่

< Credit >

บทความต้นฉบับ : http://inspi-news.com/

แปลและเรียบเรียง : Yoshimi Kato

ภาพ : GREY RAY


0 views
  • Facebook Clean
  • Twitter Clean
  • White Instagram Icon